文件管理制度

管理制度由具有權威的管理部門制定，在其適用范圍內具有強制約束力，一旦形成，不得隨意修改和違犯。下面是小編給大家帶來的文件管理制度，歡迎大家閱讀參考，我們一起來看看吧!

文件管理制度（精選篇1）

1、目的

為規范本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。

2、職責

2、1總經理負責公司所有對外發文審批。

2、2管理中心經理負責管理中心文件的審批。物業部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。

2、3部門主管負責本部門文件的擬制與審核，及負責本部門對公司內部發文的審批，并負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。

2、4行政人事部負責公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。

3、文件種類

3、1上行文：請示，報告，計劃，總結;

3、2下行文：批復，決定，通知，通告，通報，制度，規定;

3、3平行文：信函，會議紀要。

4、文件格式

4、1發文統一使用以上文件類別之一。

4、2秘密等級和緊急程度，用來確定文件發送方式及辦理速度，統一在文件的左上角位置加注。

4、3收文單位。是指用來處理或答復文件中有關問題和有關事項的單位。

4、4正文。是文件的主體部分。文件制發的目的和根據，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚：

4、5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置;

4、6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等持續一致。每段開頭空兩個字;要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀為原則;

4、7附件。通常指隨正文發出的補充說明材料：如果該文件有附件的，應在正文之下、發文單位落款的左上側，專行空兩格注明"附件：__X"字樣;如果附件較多，還須編上序號;文件無附件的，無須注明;

4、8落款。指發文單位全稱或規范化的簡稱。以總經理的名義發出的，要用負責人姓名(前面冠以職務身分)署名：落款一般放在正文(或附件標記)的右下角，相關于書信中具名的位置;如果正文恰好占滿全頁，落款務必放在另頁空白紙上時，并在其上面加注一行"(此頁無正文)"字樣;落款字體與正文相同。

4、9日期：

4、9、1一般應寫發文日期;

4、9、2制度或會議透過的文件應寫透過的日期;

4、9、3重要的文件寫簽發的日期;

5、文號

5、1根據文件類別、發文日期、發文單位及發文順序對文件進行統一編號;具體文號編制規則見附件。

5、2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業部統一管理;

5、3發文部門需到以上部門登記領取文號后，方可發文。

6、用印

6、1用印是發文單位對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，對外發文或內部重要文件都應加蓋印章。

6、2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進行登記;

6、3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。

7、文件管理

7、1包括撰寫、審核、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等一系列工作：

7、2正規文件應盡量打印，并由擬文人仔細校對審核。

7、3簽發。簽發人對簽發的文件負有完全職責，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的，注明"同意發文"字樣后按正常手續辦理;不同意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫;

7、4用印。印章管理人員依據規定加印，并作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。

7、5發放。由發文部門填寫《文件發放登記表》，并做好發文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關人員或部門辦理。

7、6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業部相關人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內，資料包括：流水號、收文日期、發文單位、收文標題、文件編號、發文日期、份數、處理狀況、備注等。

7、7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業部辦理。閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期。

7、8保存。文件辦理完畢后，由最后處理部門人員進行保管。

7、9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。

8、相關文檔

8、1文號編碼規則

8、2《文件編號使用登記表》

8、3《對外發文登記表》

8、4《對內發文登記表》

8、5《收文登記表》

8、6《文件處理單》

8、7《傳閱單》

8、8《用印登記表》

8、9對外發文格式

8、10對內發文格式

8、11報告總結格式

8、12會議紀要格式

8、13會議記錄格式

9、修訂及實施

9、1本規定由全公司各部門實施，行政人事部進行監督。

9、2本規定修訂權在公司。

9、3本規定從二零零四年五月一日實行。

文件管理制度（精選篇2）

保密文件管理制度

一、嚴格履行保密職責,嚴守秘密,責任分明。

二、有專人負責領取密級文件,并由a、b角負責公務網的文件接

收,并及時做好收文登記、編號、傳遞、簽收、保管等工作。

三、將已閱處的保密文件及時放入專用保密箱,確保文件的安全。

四、保密文件采取專用文件夾進行傳閱,注明周轉時間、文件編號、

文件件數,嚴格辦理閱讀者簽名手續。

五、嚴格按規定控制傳閱范圍,每個環節都嚴格把關,確保文件在

每個環節的安全。

六、嚴格做好不復印保密文件,不擅自擴大傳閱范圍,不自行橫傳、

不隨意摘抄密件內容,不向傳閱范圍之外的人員談論密件內容,真正做到將其泄密可能降到最低。

七、按規定及時清退密級文件。

八、按規定統一上交保密廢紙。

文件管理制度（精選篇3）

電子技術文件管理制度

一、總則

1、技術文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續發展并在市場上持續強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬于公司所有。

2、為規范本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的資料，確保技術文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。

3、適用范圍：適用于本廠的技術文件的管理。

二、技術文件的編制

1、技術文件包括：技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。

具體包括：

1)開發計劃階段：方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。

2)開發設計階段：原理圖、印制版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。

3)產品調試階段：產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。

4)產品維護階段：設計開發總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。

2、技術文件的技術要求和數據等務必貼合國家相關標準和規定要求。

3、技術文件由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。

三、技術文件的提交

1、在產品開發的整個周期中，設計人員務必按照技術文件規范認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術文件的完整性。

2、在產品開發的各個階段，設計人員都務必按時提交設計文件，并保存在公司的服務器中。每當設計文件發生重大更改后，設計人員都務必重新提交文件，以便更新服務器中的文件，保證開發工作的可靠性。

3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。

4、對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。

四、技術文件的歸檔

1、各相關負責人負責技術文件的審核和批準;技術文件的編制務必嚴格執行編制、校對、審核三級把關制度;明確各級的責、權、利。

2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用于歸檔。

3、文件簽署分為紙質文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標簽上進行總體簽署。

4、各類歸檔文件經確認無誤并且簽署完畢后，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套：一套存放在公司服務器上，供查閱使用;一套刻錄成光盤，做封存保管。

5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標簽，標簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。

6、歸檔文件時，須填寫《設計項目歸檔資料清單》，并對歸檔文件進行真實有效型和完整規范性檢驗，檢驗合格后方可給予存檔。

五、技術文件的借閱

1、任何員工之間不得私自傳閱技術文件，不得非法持續不具權限的文件。

2、若因工作需要，須借閱技術文件，則需報相關領導批準，并填寫《借閱登記表》，然后方可透過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。

3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。

4、如有特殊狀況需要將文件轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批準。

5、文件閱覽之后，須在相關人員的監督下徹底刪除借閱文件，并補充完整《借閱文件記錄表》。

六、職責追究

各部門應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者泄漏公司的技術文件，公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。

文件管理制度（精選篇4）

九年制學校規范性文件管理制度

第一條 為了促進依法行政，使本校起草制定規范性文件的工作規范化、程序化、標準化，根據有關法律、法規，制定本制度。

第二條 本制度適用于本校起草制定規范性文件的工作。

規范性文件是指本校制定或聯合其他部門制定的在全學區圍內進行行政管理、規范教學工作的文件。

第三條 規范性文件應當以“康縣豆壩鄉九年一貫制學校文件”的字樣發布，根據內容使用“規定”、 “辦法”、“細則”、“通知”、 “決定”等規范的名稱。

第四條 制定規范性文件必須遵守法律、法規、規章和國家政策規定，符合法定權限和程序.

第五條 本校規范性文件的管理工作由辦公室負責，主要內容包括:

(一)組織起草調整規范性文件;

(二)負責本辦規范性文件的公布工作;

(三)負責本辦規范性文件的解釋;

(四)負責規范性文件的清理工作;

第六條 下列事項，本辦可制定規范性文件：1

(一)實施人防法規、規章的具體措施和方案，需要制定規范性文件組織實施的;

(二)實施人防法規、規章的程序，需要制定規范性文件確定的;

(三)調整本辦機關對外的行政行為需要制定規范性文件的。

第七條 規范性文件制定項目，由辦公室擬定項目建議書后提交主任批準。

第八條 制定規范性文件，應當深入調查研究，總結實踐經驗，廣泛聽取有關機關、組織和公民的意見，注重本區的實際情況。具體工作由辦公室負責。

第九條 起草的規范性文件涉及公民、法人或者其他組織切身利益，有關機關、組織或者公民對其有重大意見分歧的，應當向社會公布，征求社會各界的意見。也可以舉行聽證會。

起草專業性強的規范性文件，應當征求有關機構及專家的意見。規范性文件的內容與其他部門工作關系緊密的，規范性文件草案應當進行會簽，或者與有關部門聯合起草。

第十條 規范性文件草案在主任審批通過后，上報區政府法制辦，由區政府法制辦按照相關規定進行審查。

第十一條 區政府法制辦審查規范性文件時，需要本辦進一步說明情況的，本辦應當在規定的期限內予以說明。

第十二條 經區政府法制辦合法性審查后，由主任簽署，經統一登記、編號發布施行。

第十三條 本制度自20__年1月1日起施行

文件管理制度（精選篇5）

機要文件管理制度

機要文件是傳遞黨中央、國務院和省委、省政府密級較高的文件，機要文件的管理要做到及時、準確、安全、保密。

一、辦理程序

(一)機要文件由機要人員簽收、啟封、核對、登記后，送辦公室主任提出擬辦意見報主要領導或主持工作的領導簽批，文件應于當日處理，電報、急件隨到隨處理。

(二)按領導簽批的范圍進行傳閱。

(三)需辦理的，按局領導指示及時傳閱有關科室辦理。

(四)歸檔，交上級部門。

二、傳閱

(一)傳閱文件要嚴格履行登記手續，按照文件閱讀范圍進行傳閱。

(二)機要人員要隨時掌握文件行蹤和傳閱進度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。

(三)對局領導閱后所作的批示，要及時通知有關科室辦理，并做好機要文件管理，防止文件丟失。

三、保密

(一)機要人員要忠于職守，認真負責，嚴守保密規定，做到不該說的不說。

(二)對于機要文件，要單獨存放，嚴加保管。

(三)借閱機密、秘密級文件，需經辦公室主任批準;絕密級文件一般不外借，確需借閱，需經分管領導批準。

(四)各級領導要嚴格執行領導保密規定，不得將涉密文件留在辦公室過夜或帶回宿舍閱讀。

(五)涉密文件，不得復制或摘抄。

四、歸檔

(一)傳閱和辦理完畢的文件，應及時清理收回，分類整理，持續整潔、清潔。

(二)凡參加會議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件，應及時送交機要室登記歸檔。

(三)干部出差、調動工作或離退休時務必將自己使用或傳閱的機要文件全部退回機要室。

(四)機要人員按上級要求及時將機要文件收回。

文件管理制度（精選篇6）

技術文件管理制度

1 、目的

明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的內容，確保技術文件的正確性及實施有效的管理。

2 、適用范圍

適用于公司的技術文件的管理。

3 、職責

3.1副總經理負責技術文件(工藝、檢驗規范)的編制、更改，審核。

3.2 總經理負責對技術文件的適宜性進行審批。

3.3辦公室負責技術文件的歸檔管理、發放等管理工作。

4 、工作程序

4.1生產設備科針對產品的要求，通過策劃，確定應有的技術文件(包括配方、工藝、檢驗規范等)。

4.2 根據技術文件的要求相應落實到有關人員，收集有關資料，作為開發產品的依據，這些資料應由副總經理對其適宜性進行評審。

4.3 通過評審，由開發人員對產品進行開發，編制相應的技術文件，這些文件在適當的階段，由總經理組織有關人員對其符合性進行評審，評審符合要求后，交 副總經理審核、總經理批準后進行小樣試驗。

4.4 通過批準，由化驗室負責小樣試樣，對小樣進行產品特性的總體驗證。

4.5 在驗證中如發現不符原開發要求，應由原開發人員負責對設計開發文件作更改，更改后仍應進行審批。

4.6 通過驗證，產品符合要求，可采用產品鑒定或顧客確認的方法對產品進行鑒定。

4.7 通過鑒定，由開發人員對技術進行一次完整性的檢查，正式定稿，定稿的文件由副總經理進行審核、總經理批準后，作為批量投產的依據。

4.8 審批后的正稿，由生產設備科移交到辦公室進行歸檔，根據需要，生產設備科負責指派專人對文件進行復制，發放到需使用的人員，進行使用。

4.9 在使用中發現文件中有差錯或需進行更改，由使用人員提出報副總經理，副總經理簽注意見后，由原開發人員進行更改 。

4.10 更改后，應通過 4.4 、 4.5 、 4.7 、 4.8 程序后，由生產設備科負責原稿進行修改，對發下文件同時進行修改。

4.11 任何人員、任何部門均不得擅自更改文件，對制訂審批后的文件應嚴格執行。

4.12 本制度由生產設備科結合平時工藝執行情況一同監督實施情況。

4.13 當發現擅自更改或不執行情況，生產設備科將開出《糾正措施處理單》限期進行整改，嚴重的應按違反公司規定進行處理，對造成損失將追究經濟責任，對造成事故的移交有關方面處理。

文件管理制度（精選篇7）

1、加強文書檔案、圖像檔案資料的管理工作,保證文書檔案、圖像檔案的及時歸檔和妥善保管,專人負責。

2、創建辦公室負責文件與資料的歸檔,督促和日常管理工作。對相關資料必須按規定立卷,各工作組在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料,都要按照本制度的規定分別立卷歸檔。

3、堅持各工作組收集保管、創建辦公室定期歸檔制度。

4、歸檔范圍:重要的會議資料,包括文件、會議的通知、報告、總結、領導人講話、會議記錄、會議紀要等;反映主要工作活動的報告、總結、各種規章制度等。

5、創建辦公室成員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件資料,收集齊全,加以整理。

文件管理制度（精選篇8）

第一條管理要點

1、為使文件管理工作制度化、規范化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。

2、文件管理的范圍包括:上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。

3、制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、資料等信息;措辭規范，表達無歧義。

4、根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。

第二條制度規范

1、文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執行。

2、公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

3、公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發。

4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。

5、機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關報表提交給部門主管。

6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經理批準后方可借閱。

7、辦公室管理人員對文件借閱狀況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。

8、按時間、資料、部門、名稱等資料分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

9、根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報行政人事主管簽字批準，按照文件管理制度進行處理。

第三條文件管理流程設計

1、內部文件管理流程:起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔

2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

3、借閱流程:提出申請，辦理手續→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

(二)文書管理制度

第一條管理要點

1、為確保文書制發、處理、管理工作順利進行，保證公司內部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發揮文書在各項工作中的指導作用。

2、文書管理范圍包括:一般性文書(通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編)、行政人事部發文文書(學習資料、各類簡報)、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。

3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但務必標有頁眉頁腳，文本資料可根據文書具體資料進行調整。

4、根據文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，持續紙質文檔與電子文檔的同步更新。

第二條制度規范

1、根據公司實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文書，張貼公示學習。

2、按照文書管理范圍，行政人事部的發文根據需要填寫《發文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。

3、行政辦公室發出的學習文書，需附上學習進度表;閱讀者需認真學習并簽名備注。

4、按時間、資料等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。

5、根據文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷毀;須上級審批同意，方可銷毀。

6、辦公室負責人為第一職責人，若發現文書丟失，辦公室人員務必查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。

7、違反以上規定者按照相關規定予以懲處。

第三條流程設計

起草文書→填寫《發文簿》(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀

(三)檔案管理制度

第一條管理要點

1、為了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學、更專業，及時分類、整理、修改、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。

2、檔案管理范圍:公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。

3、根據文書整理和文件整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。

第二條制度規范

1、應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批復、定稿等。

2、所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理，并貼上標簽。

3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。

4、各部門需借閱相關檔案，須由行政人事部主管簽字，審核透過后方可借閱，不得抄錄、復制或借出。

5、檔案管理人員務必遵守保密規定，履行保密手續，個性是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。

6、檔案接收、移交，務必根據檔案管理制度嚴格做好記錄。

第三條流程設計

根據文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退

二、辦公用品管理制度

第一條管理要點

1、為了加強辦公用品管理，規范辦公用品管理各項程序，節約辦公經費，提高利用效率。

2、辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工作，權責一致嚴格要求，無私自挪用現象。

3、辦公用品保管實行“日清月結，出入庫等量、年終查存統計”原則。

4、辦公用品的采購，應進行多方比較，保證性價比和質量，擇優選用，合理開支。

第二條制度規范

1、公司辦公用品的采購、保管、發放和辦公設備的入庫登記由行政辦公室全權負責。

2、辦公用品購置應遵循以下程序:每月27號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出采購計劃，經部門主管批準，財務部簽字后方可采購。對急用品的采購，可根據具體實際進行靈活處理，但務必經部門主管批準。

3、根據物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，注明名稱、數量、規格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。

4、各部門申領的辦公用品需及時發放，并做好填表記錄;因特殊狀況急需領用未填表登記，事后須及時補填。

5、任何人未經允許不得進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。

6、辦公用品管理人員負責收發入、離職人員的辦公用品。

7、辦公室建立公司固定資產總賬，每年進行一次匯總普查。

8、管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。

文件管理制度（精選篇9）

工廠管理文件和資料控制程序

1.目的

規定了質量體系管理文件在運行過程中的控制要求,以確保質量體系運行的各場合都能得到和使用相應文件的有效版本。

2.適用范圍

適用于本廠質量體系運行中的管理文件和資料的控制活動。

3.定義

文件和資料的管理:指與質量體系有關文件的形成直到歸檔、更改、保管的全過程管理。

4.職責

4.1質保部質管室負責質量體系管理文件的控制和管理。

4.2各職能部門負責相關的管理性文件的編寫,并負責各自專用文件及資料的管理。

5.工作程序

5.1文件的分類

5.1.1工廠的質量體系文件分為四個層次:

a.第一層次為《質量手冊》;

b.第二層次為《程序文件》;

c.第三層次為《技術類文件》、《作業指導書》等;

d.第四層次為《質量記錄》。

5.1.2文件和資料分為內、外部文件和資料以及受控文件和非受控文件。

5.2文件的編制

5.2.1《質量手冊》在管理者代表領導下由質保部負責編制。

5.2.2《程序文件》由各職能部門主管負責編制。

5.2.3《技術類文件》、《作業指導書》等由技術開發部或有關部門負責編制。

5.2.4《質量記錄》的第一版表式隨《程序文件》一起編制。

5.2.5其它管理文件由相關職能部門負責編制。

5.2.6《質量手冊》、《程序文件》、《技術類文件》、《作業指導書》、《質量記錄》的編制格式和標識按照《質量體系文件編寫導則》要求執行。

5.3文件的審批權限

5.3.1文件和資料在發布前由授權人員審批其適用性。

a.《質量手冊》由管理者代表審核、廠長批準;

b.《程序文件》由有關職能部門主管領導審核、管理者代表批準;

c. 《技術類文件》、《作業指導書》等由有關職能部門主管領導審定;

d. 其它管理文件,屬部門級工作文件由各部門主管審核,部門領導批準,屬工廠級文件由部門領導審核、廠長批準。

5.3.2批準后的文件由質保部發布。

5.4文件的發放和使用

5.4.1文件管理部門負責文件的標識,文件受控目錄由文件管理部門提出,管理者代表批準,受控文件加蓋&39;受控文件&39;印章,并注分發號。

5.4.2文件的發放

a.《質量手冊》按審批的范圍發放;

b.《程序文件》按審批的范圍發放;

c.其他文件的發放,按編制部門建議的范圍經批準發放。

d.文件的發放由文件管理人員填寫《文件發放領用登記表》,按批準發放范圍發放文件。

5.4.3文件領用人在《文件發放領用登記表》上簽名。領取具有唯一分發號和加蓋&39;受控文件&39;印章的文件,便于控制。

5.4.4工廠內不得使用擅自復印的文件,一經發現由文件管理人員收回銷毀。

5.4.5當文件嚴重破損影響使用時,文件使用人填寫《文件領用申請表》到文件管理部門辦理更新手續,文件管理員負責將破損文件銷毀,并做好記錄。

5.4.6當文件使用人將文件丟失,必須重新辦理文件領出手續,但必須在領用中

做出說明(必要時作出檢討),文件管理員在補發文件時,注明丟失文件作廢,必要時文件管理員通知有關使用部門,防止誤用。

5.4.7對使用的文件不得隨意涂改或抽取某頁另外保存,如對文件理解不清時,由該文件的編制部門負責解釋。

5.5文件的更改

5.5.1如文件需要更改時,應由文件更改提出人或提出部門負責填寫《文件更改申請單》,說明更改原因,對重要的更改(如技術參數)還應附有充分的證明材料。

5.5.2文件更改的審核、批準應由原審批部門進行,若指定其他部門審批時,該部門應獲得審批所需依據的有關背景資料。

5.5.3文件更改申請批準后,由文件管理員根據批準的《文件更改申請單》意見實施更改,并按《文件發放領用登記表》的名單發放更改后的文件,同時收回作廢的舊文件,以確保各部門所使用的文件均為有效版本。

5.6文件的換版與作廢

5.6.1文件更改一般以換頁形式進行,但必須在更改狀態欄中注明更改序號;文件需進行大幅度的修改,應進行換版,原版本文件作廢,換發新版本。

5.6.2作廢的文件由文件管理員按《文件發放領用登記表》收回并記錄,作廢文件加蓋&39;作廢&39;印章。需銷毀的作廢文件,由文件管理員填寫《文件銷毀申請表》,文件管理部門負責人批準后統一銷毀。需作資料保留的作廢文件,申請人填寫《文件留用申請單》,經文件管理部門負責人批準后,由文件管理員加蓋&39;作廢留用&39;印章可留用。

5.7文件的管理

5.7.1文件經編制審核批準后,由文件管理員列入《質量體系文件清單》并填寫《歸檔文件資料目錄臺帳》,存檔保管,存入軟盤的文件也由文件管理員例行歸檔登記、標識。為防止文件的丟失,所有存入軟盤的文件均應有備份,每月檢查一次。

5.7.2需臨時借閱文件的人員,經文件管理部門負責人批準可借閱文件,借閱者應在指定日期歸還文件,到期不歸還者由文件管理員追回驗收,原版文件一律不準外借,以防止丟失或缺損。

5.7.3文件編制部門的負責人每年進行一次適宜性審核(外來文件的審核,由技術開發部負責)。文件管理員應每半年全面檢查各類在用文件的有效性,對于各使用者手中的文件,發現問題及時處理。

5.8文件的保存

文件的保存按規定的地點和方式有序存放,以便存取,質量文件的保存應嚴格管理,存放地點應具有防水、防火、防盜設施,以確保文件的完整性。

6.相關文件和記錄

qr/sh05.01-01《質量體系文件清單》

qr/sh05.01-02《文件更改申請單》

qr/sh05.01-03《歸檔文件/資料目錄臺帳》

qr/sh05.01-04《文件發放領用登記表》

qr/sh05.01-05《文件銷毀申請單》

qr/sh05.01-06《文件留用申請單》

qr/sh05.01-07《文件領用申請表》

文件管理制度（精選篇10）

文件資料的歸檔應做到分類保存、編目清晰、標識明確、裝訂整齊。資料的填寫應做到字跡工整、簽字齊全、規范,內容正確。

1、收發文件管理制度

1)對外發文應由部門負責人或項目負責人審批簽發,做好收發文記錄,接收人簽字。

2)文件包括公司外發文件、公司內發或傳閱文件兩部分。

3)外發文件的具體要求

公司外發文件在發放記錄上注明原件存放處,辦公司室統一標識發放文件編號。

4)公司內發或傳閱文件的具體要求

(1)公司內發或傳閱文件在收發、傳閱記錄上簽字,注明原件存放處。

(2)建設單位、設計單位、監理單位及其他外部單位對公司的發文,由辦公室統一接收,并及時上報公司經理,由公司經理簽署意見。

(3)建設單位、設計單位、監理單位及其他外部單位對項目部的發文,由項目部接收,由項目負責人簽署意見,項目負責人根據具體情況上報公司。

(4)項目發放施工隊的文件規定:

發放施工隊的文件、通知(不含技術交底),均在項目備案,同時由發放責任人保存原件和發放記錄。

2、竣工資料

1)項目經理部按竣工驗收條件的規定,認真整理工程竣工資料。

2)竣工資料的內容應包括:工程技術檔案、工程質量保證資料、工程檢驗評定資料、竣工圖,規定的其它應交資料。

3)竣工資料的整理應符合下列要求:

(1)工程技術檔案的整理應始于工程開工,終于工程竣工,真實記錄施工全過程,可按形成規律收集,采用表格方式分類組卷。

(2)工程質量保證資料的整理應按專業特點,根據工程的內在要求,進行分類組卷

(3)工程檢驗評定資料的整理應按單位工程、分部工程、分項工程劃分順序,進行分類組卷。

(4)竣工圖的整理應區別情況按竣工驗收的要求組卷。

4)交付竣工驗收的施工項目必須有與竣工資料目錄相符的分類組卷檔案。承包人向發包人移交由分包人提供的竣工資料時,檢查驗證手續必須完備。

3、文件、資料保密規定

1)公司全體員工要樹立愛護公司資料,保守公司秘密的觀念。

2)未經公司領導同意,任何人不得私自拷備或復印資料,轉借他人使用酌情給予處罰。

3)歸檔的公司文件未經公司經理同意不得外借;